Выплата отпускных: как рассчитывают и начисляют в 2023 году

Анастасия Подолян

Об авторе

Высшее образование Академии Управления и Производства г. Москва по специальности менеджмент. Опыт работы в страховой компании менеджером по работе с клиентами. Дополнительно к высшему образованию пройдены курсы по темам «Финансы» и «Финансы и кредит». Открыть профиль

Специалист сервиса Бробанк разобрался, как начисляют отпускные, как рассчитывают длительность отпуска и какой срок выплаты.

Что такое отпускные

Отпускные — это выплаты, которые представляют собой доход сотрудника в зависимости от количества дней отдыха и среднедневного заработка. В отпуск не включают выходные и праздничные дни.

Сотрудники оформляют отпуск минимум раз в год. Длительность отдыха зависит от профессии. Срок выплаты отпускных в 2023 году может различаться:

• в течение 2 дней после подачи заявления, если отпускные выплачивают через банк;
• не позже первого рабочего дня после отпуска, если выплаты выдают другим способом, например, через кассу.

Отпускные — не та же выплата, что и зарплата. В их расчет включают и дополнительные выплаты, например, премии. Поэтому средняя сумма за день в отпуске отличается от среднедневного заработка только по зарплате: отпускные могут быть и больше, и меньше.

Когда работник может оформить отпуск

Стандартный отпуск длится минимум 28 дней. Его оформляют сразу на весь срок или разбить на несколько раз в году. Но минимальная продолжительность одной из частей — 14 дней.

Работникам, которые только устроились, отпуск можно взять впервые через полгода. Для сотрудников, которые работают на одном месте уже больше года, доступен отдых с выбором периода. Если работник не уходит в отпуск больше 2 лет, это считается нарушением статьи 122 Трудового Кодекса РФ.

Если сотрудник трудоустроен по срочному договору на сезонной работе, отпуск ему все равно полагается. Его длительность рассчитывают исходя из количество отработанных месяцев. За каждый месяц полагается примерно 2 дня отдыха.

Отпуск увеличивается несколькими способами: за счет дополнительных дней или удлиненного основного отпуска.

Удлиненный отпуск подразумевает, что в течение года сотрудник накапливает больше, чем два дня в месяц. Такой отдых полагается:

• инвалидам — не менее 30 дней в году;
• судьям, прокурорам, сотрудникам следственного комитета — 30 дней;
• несовершеннолетним работникам — 31 день;
• военнослужащим, росгвардейцам — от 30 до 45 дней в зависимости от выслуги лет;
• спасателям — 30-45 дней;
• научным сотрудникам, которые работают в госучреждениях: для кандидатов — 36 дней, для докторов наук — 48 дней;
• педагогам — от 42 до 56 дней.

При этом складывать отпуска нельзя, можно выбрать максимальный. Например, педагог-инвалид может выбрать 30 дней отдыха или 42 дня.

Дополнительные дни прибавляют к основному отпуску. На надбавку претендуют только некоторые категории:

• работники, задействованные в опасных или вредных условиях труда;
• работники с ненормированным рабочим днем;
• сотрудники на Крайнем Севере и приравненных к нему областях;
• сотрудники с особым характером работы: военнослужащие, в МВД.

Получить отпуск, длиннее стандартных 28 дней можно только этими двумя способами.

Какие особенности в расчете отпускных в 2023 году

Не все выплаты, которые сотрудник получает от работодателя, входят в зарплату. Поэтому некоторые платежи могут не учитывать при расчете отпускных.

При расчете учитывают:

• оклад;
• зарплату по тарифу;
• сдельную зарплату;
• премии;
• комиссионные вознаграждения;
• проценты от прибыли компании;
• надбавки и доплаты к тарифу;
• гонорары и авторские вознаграждения.

Не учитывают при расчете выплат:

• командировочные;
• больничные;
• декретные;
• ранее выплаченные отпускные;
• возмещение за питание, проезд;
• оплаченные путевки, обучение.

За счет надбавок отпускные могут оказаться выше, чем обычная ежемесячная зарплата работника.

Как рассчитывают отпускные с учетом премиальных выплат

Чтобы правильно рассчитать отпускные, нужно вычислить доход сотрудника и число дней, которые он отработал.

Для расчета дохода используют предыдущие 12 месяцев до отпуска. Если отпуск начинается в октябре, то расчетный период — с 1 октября предыдущего года по 30 сентября текущего. В расчет включают все платежи, которые входят в список учитываемых.

Разберем подробнее премиальные выплаты. Премию учитывают в том случае, если ее начислили за год, предшествующий отпуску. При этом не имеет значения, когда именно ее начислили: в расчетном периоде или после него.

Для начисления зарплаты и отпускных можно оформить дебетовую карту УБРиР My Life.

My Life

4.5 Отзывы: 19

Стоимость от	0₽
Кэшбек	До 5%
% на остаток	До 9%
Снятие без %	Есть
Овердрафт	Нет
Доставка	1-2 дня

Оформить

Например, сотрудник уходит в отпуск 1 апреля 2023 года. В расчет берут период с 1 апреля 2022 года по 31 марта 2023 года. За этот период сотрудник получил две годовые премии:

• в феврале 2023 года за 2022 год;
• в мае 2022 года за 2021 год.

Учитывают только премию, которую выдали в феврале 2023 за 2022 год. Премия за 2021 год, которую выдали в расчетном периоде, не относится к нему.

Квартальные, полугодовые премии в расчетном периоде учитываются только по одной за каждый показатель премирования. То есть в один месяц включают одну премию за количество продаж и одну за объем выручки.

Разовую премию учитывают в том случае, если она предусмотрена в положении о премировании или другом нормативном акте. Праздничные премии в расчет отпускных не входят.

Если за расчетный период сотрудник отработал не все дни, включают полностью только те выплаты, который выданы с учетом количества дней. Остальные премиальные рассчитывают по количеству отработанного времени.

Как рассчитать количество дней отпуска

Стандартный отпуск — 28 дней в году. То есть за полностью отработанный месяц сотрудник накапливает 2,33 дня.

При расчете длительности отдыха учитывают в первую очередь то, отработаны ли полностью месяцы за год. Сотрудник мог брать больничные или уезжать в командировку.

Если сотрудник работал не весь месяц, действуют такие правила начисления отпускного стажа:

1. Если отработана половина месяца и более, месяц считают полным.
2. Если отработано меньше половины месяца, этот месяц не учитывают в расчетах.

Например, сотрудник проработал в компании 11 месяцев и решил взять отпуск за накопленное количество дней. 11 × 2,33 = 25,63 дня. Длительность отдыха не округляют, поэтому работник уходит в отпуск на 25 дней.

Выходные и праздники значения не имеют. Если работник заболел в январе, но больничные пришлись на праздничные, месяц считают полностью отработанным.

Какие особенности в расчете для сотрудников с гибким графиком

Форма расчета отпускных меняется, если сотрудник работает по неполному графику. Если не все месяцы за расчетный период отработаны полностью, нужно сначала вычислить количество месяцев, когда сотрудник трудился все дни. Это число умножают на 29,3 — стандартное количество дней в полностью отработанном месяце.

Затем отдельно вычисляют количество рабочих дней по месяцам по такой формуле:

О / К × 29,3
О — число отработанных за месяц дней;
К — число календарных дней в месяце.

Полученные числа по месяцам суммируют, прибавляют и все полностью отработанные месяцы. Получается количество полностью отработанных дней в году. После этого заработную плату за расчетный период делят на число отработанных дней. Среднесуточную зарплату умножают на количество дней отпуска.

Для сотрудников с гибким графиком в отпуск включают и выходные дни. Но нерабочие праздники не входят в отпуск.

Можно ли оформить отпуск перед увольнением

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и использовать отпуск, который ему полагается. Но дадут его или нет, зависит от работодателя. Если он не подпишет заявление на отпуск с последующим увольнением, тогда придется оплачивать сотруднику неиспользованные дни отдыха.

При выходе в отпуск перед увольнением датой прекращения трудового договора считают не последний день перед выходом на отдых, а последний день отпуска. Но выплатить все полагающиеся сотруднику платежи и отдать трудовую книжку нужно еще до начала отдыха.

Если сотрудник передумал увольняться, еще до начала отпуска он может отозвать заявление на увольнение. Невозможно вернуть заявление только в том случае, если работодатель уже пригласил переводом нового работника.

Какие особенности расчета отпуска при увольнении

Если сотрудник не использовал отпуск за расчетный период перед увольнением, компания должна выплатить компенсацию за накопленные дни. Для этого не нужно писать заявление. Подробнее о выплатах при увольнении.

Формула расчета при этом простая: среднесуточный заработок умножают на количество неиспользованных дней отдыха.

Если работник отработал 11 месяцев, компенсацию по отпуску рассчитывают за полный год.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

В некоторых случаях отпуск могут компенсировать сотруднику деньгами:

1. Если сотрудник увольняется, и при этом у него остались неизрасходованные дни. Тогда вместе с зарплатой работодатель обязан выплатить компенсацию.
2. Если сотруднику полагается удлиненный отпуск или дополнительные дни. При этом 28 дней сотрудник обязательно должен отдохнуть, а все, что выше нормы, работодатель может оплатить.

Нельзя компенсировать отпуск деньгами:

• беременным сотрудницам;
• несовершеннолетним;
• работникам, задействованным на вредном и опасном производстве.

Например, сотруднику полагается 31 день отпуска в 2023 году. Он оформил отпуск на 28 дней. Если до конца года он не израсходует оставшиеся 3 дня, их перенесут на следующий год. В 2024 году у него снова будет 31 день отпуска и еще 3 дня с 2023 года. Но он может написать заявление на компенсацию оставшихся дней деньгами.

Частые вопросы