Рассмотрим, что такое электронная подпись для физических лиц и представителей бизнеса, как она технические устроена, какие есть виды, как с помощью ЭЦП подписывать документы.
Что такое электронная подпись
По сути, электронная подпись — это файл с уникальным для каждого пользователя набором цифр, чисел и символов. Им пользуется только тот человек, который и оформил ЭЦП, когда нужно подписать какой-либо документ онлайн.
ЭЦП полноценно заменяет собственноручную подпись и упрощает взаимодействие с государственными и другими органами. Например, представитель бизнеса может подписать электронную налоговую декларацию, а физическое лицо подать иск в суд.
Согласно Статье 6 №63 ФЗ «Об электронной подписи» онлайн документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе. ЭЦП применяют при любых правоотношениях.
Как она устроена
Электронно цифровая подпись — это набор данных, поэтому ее физически невозможно взять в руки и увидеть. При оформлении система генерирует уникальный файл с данными, который закрепляют за конкретным пользователем.
У ЭП есть:
- Сертификат. Основной источник информации, в котором содержится номер подписи, срок ее действия, информация о владельце и том, кто выдал ЭП.
- Закрытый ключ. Доступен только владельцу подписи и фактически подтверждает его личность. Хранится на устройстве или отдельном носителе. Доступ к нему есть только у владельца, он подтверждает его пин-кодом.
- Открытый ключ. Общедоступный файл, с помощью которого проводят расшифровку электронного документа и проверку его подлинности.
Электронной подписи нужен носитель, чтобы связывать ее с устройством, на котором пользователь проводит подписание онлайн-документов. Это:
- Токен. Устройство, похожее не флеш-карту, на которую записывают файл электронной подписи. Ее сопрягают с любым устройством, предварительно установив на него специальные плагины и программы. Инструкция от ФНС.
- Память устройства, облачное хранилище. Для этого предварительно устанавливают специальные программы и плагины для подписания документов онлайн.
- Приложение «Госключ» — для физических лиц.
Возможные варианты хранения и использования электронной подписи зависят от ее вида.
Какие есть виды
Простая электронная подпись появилась давно, мы все ею пользуемся. Например, авторизовываемся на сайте с помощью логина и пароля, подтверждаем финансовую операцию кодом, присланным по смс. Все это варианты простой подписи, у которой нет электронных файлов и носителей. Юридической силы она не имеет.
Документы можно подписывать только с помощью усиленных неквалифицированных или квалифицированных ЭП, их и рассмотрим подробно.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись или НЭП
НЭП — это электронная подпись с ограниченными правами. Если речь о представителе бизнеса, то с помощью такой ЭП подписывают документы внутри компании. Если договориться с контрагентами, можно подписывать с ними договоры и соглашения.
Неквалифицированные подписи генерируют внутри компании, при этом государство их не контролирует. Большинство государственных органов не принимают документы, подписанные УНЭП — только УКЭП.
При этом физические лица чаще всего пользуются именно УКЭП. Ее и создает система при регистрации в приложении для электронных подписей Госключ. Для физлиц НЭП бессрочна, для предпринимателей действует 1 год, затем ее переоформляют.
Области применения НЭП:
- внутренние и внешние электронные документы организации;
- документооборот физических лиц;
- взаимодействие с ФНС.
Получение ЭЦП неквалифицированного типа стандартно бесплатное. Оформляют через ФНС или через регистрацию в «Госключе». При регистрации через удостоверяющие центры есть плата по их тарифам.
Усиленная квалифицированная электронная подпись или УКЭП
УКЭП — это та самая подпись, которая по закону идентичная реальной в любых ситуациях. Это самая надежная ЭП, которая подтверждается прикрепленным к ней сертификатом — он отвечает требованиям ФСБ.
Стандартно ее применяют компании и ИП, но при необходимости оформить ее может и физическое лицо. Компании регистрируют КЭП в ФНС или через уполномоченные банки. Физические лица — через удостоверяющие центры или через Госключ с подтверждением личности по биометрии.
Подробно о получении ЭЦП читайте в отдельном материале.→
Квалифицированная усиленная электронная подпись позволяет:
- подписывать внешние и внутренние документы компании;
- вести документооборот физического лица;
- подписывать заявления на Госуслугах;
- подавать документы в СФР и ФНС;
- направлять обращения в суд.
УКЭП Получают бесплатно через ФНС или Госключ, платно через удостоверяющие центры. Плюс нужно купить токен для хранения ЭП.
Срок действия УКЭП — 1 год. Если речь о предпринимателе или руководителе, который оформлял ее через ФНС, то 15 месяцев. После необходимо переоформление.
Что можно делать с помощью ЭЦП
Теперь рассмотрим более детально, что могут делать физические и юридические лица с помощью УКЭП.
ИП и ООО:
- подача деклараций и различных обращений в ФНС;
- подача заявок на патенты;
- регистрация сделок с недвижимостью и другим имуществом;
- подписание банковских документов;
- внутренний электронный документооборот;
- участие в торгах.
Физические лица:
- подача заявлений на государственные услуги через Госуслуги;
- заявки на поступление в вуз, зачисление ребенка в детский сад, школу;
- документальное сопровождение дистанционной работы;
- подача судебных исков и жалоб через портал «Правосудие»;
- получение патентов и разрешений от государственных органов;
- взаимодействие с ФНС;
- заверение доверенности;
- регистрация договоров купли-продажи;
- подпись банковских документов.
Это часть того, что делает предприниматель и физлица с помощью ЭЦП. Постепенно к электронному документообороту подключаются разные органы и госструктуры.
Как подписать документ онлайн
Теперь рассмотрим, как подписать документ электронной подписью. Если речь о физическом лице, оно подписывает их через приложение Госключ. Здесь все просто: при подписании человек авторизовывается в приложении и там подтверждает отправку документа.
Как пользоваться электронной подписью ИП или ООО:
- Предварительно подготовить рабочее место, по инструкции ФНС установить плагины и пароли, вставить токен с электронным ключом.
- Создать документ для подписи. При установленных плагинах в меню будет вариант подписания ЭЦП. Обычно это кнопки «Подписать» или «Защита документа», которые появляются в меню по нажатию правой кнопки мыши.
- Подтвердить процесс, система создаст электронную подпись.
Поле того, как файл закрепила электронная подпись, он будет недоступен для редактирования. Теперь его можно направлять адресату, на нем уже стоит ЭП, которую при необходимости получатель проверит на подлинность через специальные сервисы.
Комментарии: 0